La journée de travail peut être difficile.
Parfois, on a l’impression de ne pas avoir assez de temps pour terminer tout ce qu’il faut faire en une journée.
Pour certaines personnes, être productif et en faire plus leur vient naturellement.
Pour d’autres, c’est une compétence qui doit être pratiquée tous les jours jusqu’à ce qu’elles trouvent la meilleure méthode pour améliorer leur productivité et qui leur convient le mieux.
Les personnes qui parviennent à être plus performantes chaque jour ne sont pas surhumaines, mais elles ont réussi à maîtriser quelques habitudes simples qui leur ont permis d’augmenter leur productivité.
La bonne nouvelle, c’est que tout le monde peut améliorer sa productivité avec les bonnes techniques et stratégies.
Vous pouvez en fait quitter le travail en vous sentant plus satisfait et épanoui par ce que vous avez accompli. Il suffit de quelques petits changements de productivité pour vous aider à y parvenir.
Vous connaissez sans doute quelques conseils pour améliorer votre productivité, comme l’organisation de votre bureau et le fait de dormir huit heures par nuit, mais il y a tant d’autres choses que vous pouvez faire pour garantir une augmentation de votre productivité quotidienne.
Voici cinq moyens d’améliorer votre productivité qui peuvent vous aider à faire plus en moins de temps
1) Mettre en œuvre la technique de Pomodoro
La technique de Pomodoro permet d’entraîner votre cerveau à se concentrer pendant de courtes périodes et vous aide à respecter les délais et peut même améliorer votre capacité d’attention et de concentration.
La méthodologie de cette technique est simple : lorsque vous êtes confronté à une tâche ou à une série de tâches énormes, vous décomposez le travail en intervalles courts et chronométrés, appelés Pomodoros, qui sont espacés par de courtes pauses.
Il s’agit d’un système cyclique où vous travaillez en courtes périodes, ce qui vous permet de rester productif tout en prenant de courtes pauses qui renforcent votre motivation et vous aident à rester créatif.
La technique de Pomodoro est probablement l’une des techniques les plus simples à mettre en œuvre, car il suffit d’un minuteur.
Au-delà, vous n’avez pas besoin d’utiliser des applications, des outils ou des livres uniques. Voici comment commencer à utiliser la technique de Pomodoro pour stimuler votre productivité.
- Choisissez une tâche que vous voulez accomplir.
- Réglez votre minuteur sur 25 minutes.
- Travaillez sur la tâche jusqu’à l’expiration du temps imparti, puis faites un signe sur une feuille de papier.
- Faites une courte pause, généralement de 5 minutes environ.
- Après votre pause, réglez le minuteur sur 25 minutes et recommencez le processus.
- Après votre quatrième cycle, faites une pause plus longue, généralement de 25 minutes environ.
- Recommencez le processus.
Si vous terminez le processus plusieurs fois au cours de votre journée de travail, vous pourrez accomplir davantage.
Il est essentiel de comprendre qu’un Pomodoro est une unité de travail qui ne peut pas être divisée.
Cela signifie que si vous êtes distrait pendant votre session de travail de 25 minutes, vous devez soit terminer le Pomodoro plus tôt et le recommencer plus tard, soit reporter la distraction à plus tard.
2) Utiliser la loi Parkinson
Le célèbre historien et auteur britannique a déclaré, en 1995, que le travail s’étend pour combler le temps disponible pour son achèvement.
Dans le domaine de la productivité, cela est devenu connu sous le nom de loi de Parkinson.
Parkinson a travaillé dans la fonction publique britannique et a vu de ses propres yeux comment fonctionne la bureaucratie. La bureaucratie est elle-même un sous-produit de notre culture, grâce à la croyance limitative selon laquelle passer plus de temps à travailler est en quelque sorte mieux que de travailler plus intelligemment et plus vite.
En ce qui concerne la loi de Parkinson, cela signifie que si vous vous donnez une semaine pour terminer une tâche de deux heures, alors la tâche deviendra plus complexe et sera encore plus intimidante pour remplir la semaine. Il se peut que la tâche ne prenne même pas une semaine à accomplir, mais le temps supplémentaire sera rempli de plus de stress et de tension liés à la nécessité de l’accomplir. Lorsque vous pouvez consacrer le temps nécessaire à vos tâches, vous pouvez gagner plus de temps et la tâche sera finalement moins complexe.
Une façon d’utiliser la loi de Parkinson pour améliorer votre productivité est connue sous le nom de course contre la montre. Si vous souhaitez mettre en œuvre cette idée dans votre journée de travail, vous devez dresser une liste des tâches à accomplir. Répartissez les tâches en fonction du temps qu’il vous faudra pour les réaliser. Donnez-vous ensuite la moitié de ce temps pour accomplir chaque tâche. Pour que cela fonctionne, vous devez considérer que l’accomplissement de la tâche dans le temps imparti est crucial. Vous devez considérer chacune de ces limites de temps comme n’importe laquelle de vos autres échéances. Pour renverser l’idée que vous devez travailler plus dur, et non plus intelligemment, il faut notamment considérer les délais que vous vous fixez comme indépassables, tout comme les délais fixés par votre patron ou vos clients.
Lorsque vous appliquerez cette technique pour la première fois, il s’agira en partie d’un exercice visant à déterminer le degré de précision de vos projets ou des tâches figurant sur votre liste. Certaines de vos projections de temps seront précises et vous ne pourrez pas battre le temps imparti lorsque vous aurez réduit de moitié le temps alloué, vous devrez donc expérimenter avec différents temps jusqu’à ce que vous trouviez quelque chose qui fonctionne.
3) La règle des cinq minutes pour vaincre la procrastination
L’un des plus grands obstacles à notre productivité est notre capacité innée à procrastiner. La plupart des gens ont tendance à retarder le début d’un projet par peur ou par incertitude, et parfois c’est une combinaison des deux. Pour surmonter le début peu clair ou décourageant de nos projets de travail, il faut se donner une règle de cinq minutes pour commencer. Comment fonctionne la règle des cinq minutes ?
Comme nous l’avons déjà dit, la plupart des remises à plus tard sont causées par la peur ou l’incertitude. Même si vous êtes motivé pour terminer une tâche, la peur de l’échec, des critiques ou du stress finit par nous monter contre nous-mêmes. Même si nous voulons terminer le projet, vous ne voulez pas non plus que votre peur devienne une réalité. Ce conflit donne l’impression qu’il serait imprudent ou impossible d’avancer dans l’accomplissement de la tâche. Cela explique pourquoi nous avons souvent tendance à procrastiner, même lorsque cela n’a aucun sens.
La règle des cinq minutes permet de réduire cette inhibition et nous donne l’impression que nous pouvons rapidement nous plonger dans un projet sans conditions. Cela vous permet de reconsidérer votre engagement dans une tâche après les cinq premières minutes de travail. Cela peut vous donner le sentiment d’être maître de la situation et vous permettre de prendre une décision autonome, plutôt que de vous sentir obligé de faire quelque chose que vous ne voulez pas faire.
Cette tactique permettra également de réduire ce que les psychologues appellent le coût d’une activité. Il s’agit du coût émotionnel, des coûts d’opportunité et des coûts d’effort. Notre motivation à nous engager dans l’action, après y avoir travaillé pendant cinq minutes, augmente alors que nos coûts diminuent.
Mais la véritable intrigue de la règle est la raison pour laquelle nous continuons à travailler après l’expiration du temps imparti, une fois que nous avons commencé à travailler. Cela est dû en partie au fait que nos attentes quant à la façon dont vous vous sentirez pendant une activité sont imprécises. Une fois que vous avez commencé une tâche, vous finissez souvent par avoir une attitude plus positive à l’égard de la tâche à accomplir. Ainsi, si vous souffrez de procrastination, il suffit de commencer une tâche et de la travailler pendant cinq minutes pour voir à quelle vitesse elle vous permet d’augmenter votre productivité.
4) Appliquer la règle des 80/20
Vilfredo Pareto a développé à l’origine le principe de Pareto ou la règle des 80/20. En tant qu’économiste italien, il a déterminé que 80 % de la richesse mondiale est détenue par 20 % de la population, tandis que les 20 % restants sont détenus par 80 % de la population. Non seulement cette règle s’applique à l’économie, mais elle peut également être utilisée dans d’autres aspects de votre vie, y compris votre productivité ou votre manque de productivité.
La règle 80/20 stipule que 80 % de vos résultats proviennent de seulement 20 % de vos efforts. Cela ne signifie pas que vous ne devez aller au travail qu’un jour par semaine et vous donner une chance de 20 %, puis partir. La règle des 80/20 n’a rien à voir avec le temps. La règle des 80/20 n’a rien à voir avec le temps. Elle suggère plutôt que vous devez concentrer vos efforts et travailler plus dur dans les domaines qui comptent le plus, tout en acceptant qu’il est normal de laisser les petits détails de temps en temps.
Vous pouvez appliquer le principe de Pareto à tous les aspects de votre vie et augmenter considérablement votre productivité. Lorsqu’il s’agit d’appliquer ce principe à votre liste de tâches quotidiennes, vous voulez d’abord vous attaquer à deux ou trois de vos projets, engagements ou tâches les plus importants. Plutôt que de passer votre temps à des tâches plus petites et insignifiantes, vous devez utiliser votre énergie et votre temps pour accomplir les éléments les plus importants de votre liste de tâches. Prenez le temps de les classer par ordre de priorité et reconnaissez que vous le faites parce que ces tâches vous donneront plus que probablement 80 % de ce que vous voulez.
Vous pouvez aller encore plus loin pour augmenter encore votre productivité. La règle des 80/20 stipule que lorsque vous travaillez longtemps sur une tâche, vous avez très probablement atteint la majorité de votre objectif après avoir expulsé 20 % de votre effort. Ce ne signifie pas que vous devez consacrer seulement 20 minutes à une tâche, puis l’appeler une journée. Par exemple, si vous êtes un rédacteur indépendant, vous pouvez diviser le processus de rédaction d’un article en cinq étapes individuelles.
- Rédiger le projet.
- Recherchez les erreurs grammaticales.
- Trouvez une image pour l’article.
- Formatez correctement l’image pour le web.
- Fixez une date de publication
La règle des 80/20 stipule que vous obtiendrez la majorité de vos résultats avec 20 % de vos efforts. Il est plus que probable que la rédaction du projet vous donnera le retour le plus important sur votre effort. Cela signifie que les plus petits détails de la tâche ne représenteront que 20 % de votre résultat, ce qui signifie que même s’ils sont essentiels, vous ne devez pas vous en soucier ou perdre votre temps.
Lorsque vous concentrez vos efforts sur les tâches qui vous rapporteront le plus, vous pouvez augmenter votre productivité et en faire plus en moins de temps.
5) Mettre fin au multitâche
Bien que le multitâche semble être un bon moyen d’en faire plus en moins de temps, il peut en fait tuer votre productivité. Lorsque vous êtes multitâche, vous pouvez croire que vous accomplissez beaucoup de choses à la fois, mais des recherches ont montré que notre cerveau n’est pas aussi performant que nous le pensons pour gérer des tâches multiples. Des études récentes ont montré que
Le multitâche peut en fait réduire votre productivité jusqu’à 40 %.
Alors, qu’est-ce qui rend le multitâche si préjudiciable à votre productivité ? Bien que vous puissiez avoir l’impression d’accomplir beaucoup de choses en même temps, ce qui se passe en réalité, c’est que vous déplacez rapidement votre attention et votre concentration d’une tâche à l’autre. Lorsque vous passez rapidement d’une chose à l’autre, votre cerveau peut avoir beaucoup de mal à se concentrer sur les distractions qui vous entourent et peut provoquer des blocages mentaux qui ralentissent vos progrès.
Des recherches récentes ont montré que lorsque vous passez d’une tâche à l’autre, votre productivité en prend un coup sévère car votre cerveau doit continuellement se déplacer et se recentrer, ce qui prend un temps précieux. Le pire, c’est que plus la tâche est complexe, plus vous perdez de temps lorsque vous essayez de faire plusieurs choses à la fois. Ainsi, si vous voulez augmenter votre productivité, vous devez arrêter le multitâche et commencer à concentrer votre attention et votre énergie sur l’accomplissement d’une seule tâche à la fois.
Conclusion
Améliorer votre productivité n’est pas une tâche difficile à accomplir. Il suffit de créer les bonnes habitudes qui vous permettront de faire plus en moins de temps. Ces cinq mesures de productivité sont simples à mettre en œuvre dans votre routine quotidienne et vous aideront à améliorer considérablement votre productivité.