La jornada laboral puede ser difícil.
A veces parece que no tenemos tiempo suficiente para terminar todo lo que tenemos que hacer en un día.
Para algunas personas, ser productivo y hacer más cosas es algo natural para ellos.
Para otros, es una habilidad que debe practicarse todos los días hasta que encuentren el mejor método para mejorar su productividad que funcione mejor para ellos.
Las personas que logran rendir cada día mejor no son sobrehumanas, pero tienen logró dominar algunos hábitos simples lo que les permitió aumentar su productividad.
La buena noticia es que todo el mundo puede mejorar su productividad con las técnicas y estrategias adecuadas.
De hecho, es posible que dejes el trabajo sintiéndote más satisfecho y realizado por lo que has logrado. Sólo se necesitan unos pequeños cambios de productividad para ayudarle a conseguirlo.
Es posible que conozca algunos consejos para mejorar su productividad, como organizar su escritorio y dormir ocho horas por noche, pero hay muchas otras cosas que puede hacer para garantizar que su productividad diaria aumente.
Aquí hay cinco formas de mejorar su productividad que pueden ayudarlo a hacer más en menos tiempo.
1) Implementar la técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro ayuda a entrenar tu cerebro para concentrarse durante períodos cortos de tiempo y te ayuda a cumplir con los plazos e incluso puede mejorar tu capacidad de atención y concentración.
La metodología de esta técnica es simple: cuando te enfrentas a una tarea o una serie de tareas enormes, divides el trabajo en intervalos cortos y cronometrados, llamados Pomodoros, que están espaciados con breves descansos.
Es un sistema cíclico en el que trabajas en períodos cortos, lo que te permite mantenerte productivo mientras tomas breves descansos que aumentan tu motivación y te ayudan a mantenerte creativo.
La técnica Pomodoro es probablemente una de las más sencillas de implementar porque todo lo que necesitas es un cronómetro.
Más allá de eso, no es necesario utilizar ninguna aplicación, herramienta o libro exclusivo. Aquí le mostramos cómo comenzar a utilizar la técnica Pomodoro para aumentar su productividad.
- Elija una tarea que desee realizar.
- Configure su cronómetro en 25 minutos.
- Trabaja en la tarea hasta que expire el tiempo asignado, luego haz una señal en una hoja de papel.
- Tómese un breve descanso, normalmente de unos 5 minutos.
- Después de tu descanso, configura el cronómetro en 25 minutos y comienza el proceso nuevamente.
- Después del cuarto ciclo, tómate un descanso más largo, normalmente de unos 25 minutos.
- Inicie el proceso nuevamente.
Si completa el proceso varias veces durante su jornada laboral, podrá lograr más.
Es fundamental entender que un Pomodoro es una unidad de trabajo que no se puede dividir.
Esto significa que si te distraes durante tu sesión de trabajo de 25 minutos, debes terminar el Pomodoro antes y empezar de nuevo más tarde, o posponer la distracción para más tarde.
2) Utilice la ley de Parkinson
El célebre historiador y autor británico afirmó, en 1995, que la obra se está ampliando para ocupar el tiempo disponible para su finalización.
En el campo de la productividad, esto se conoce como Ley de Parkinson.
Parkinson trabajó en la administración pública británica y vio de primera mano cómo funciona la burocracia. La burocracia es en sí misma un subproducto de nuestra cultura, gracias a la creencia limitante de que pasar más tiempo trabajando es de alguna manera mejor que trabajar de manera más inteligente y rápida.
Cuando se trata de la Ley de Parkinson, esto significa que si te das una semana para completar una tarea de dos horas, entonces la tarea se volverá más compleja y será aún más difícil completar la semana. Es posible que la tarea ni siquiera tarde una semana en completarse, pero el tiempo extra estará lleno de más estrés y tensión relacionados con la necesidad de completarla. Cuando puedas dedicar el tiempo necesario a tus tareas, podrás ahorrar más tiempo y la tarea al final será menos compleja.
Una forma de utilizar la Ley de Parkinson para mejorar la productividad se conoce como carrera contra el tiempo. Si desea implementar esta idea en su jornada laboral, debe hacer una lista de tareas a realizar. Divide las tareas según el tiempo que te llevará completarlas. Luego tómate la mitad de ese tiempo para completar cada tarea. Para que esto funcione, debes considerar que completar la tarea dentro del tiempo asignado es crucial. Debe tratar cada uno de estos límites de tiempo como cualquiera de sus otros plazos. Parte de revertir la idea de que necesita trabajar más duro, no más inteligentemente, es considerar los plazos que usted mismo se fija como imbatibles, al igual que los plazos establecidos por su jefe o sus clientes.
Cuando aplique esta técnica por primera vez, será en parte un ejercicio para determinar qué tan específicos son sus proyectos o tareas en su lista. Algunas de tus proyecciones de tiempo serán precisas y no podrás superar el tiempo asignado cuando lo hayas reducido a la mitad, por lo que tendrás que experimentar con diferentes tiempos hasta que encuentres algo que funcione.
3) La regla de los cinco minutos para superar la procrastinación
Uno de los mayores obstáculos para nuestra productividad es nuestra capacidad innata de posponer las cosas. La mayoría de las personas tienden a retrasar el inicio de un proyecto por miedo o incertidumbre y, a veces, es una combinación de ambos. Para superar el inicio poco claro o desalentador de nuestros proyectos laborales, debemos darnos una regla de cinco minutos para empezar. ¿Cómo funciona la regla de los cinco minutos?
Como hemos dicho antes, la mayor parte de la procrastinación es causada por el miedo o la incertidumbre. Incluso si estamos motivados para completar una tarea, el miedo al fracaso, las críticas o el estrés terminan por ponernos en contra de nosotros mismos. Por mucho que queramos terminar el proyecto, tú tampoco quieres que tu miedo se convierta en realidad. Este conflicto hace que parezca imprudente o imposible seguir adelante con la tarea. Esto explica por qué a menudo tendemos a posponer las cosas, incluso cuando no tiene sentido.
La regla de los cinco minutos ayuda a reducir esta inhibición y nos hace sentir que podemos sumergirnos rápidamente en un proyecto sin condiciones. Esto le permite reconsiderar su compromiso con una tarea después de los primeros cinco minutos de trabajo. Esto puede hacerte sentir en control y permitirte tomar una decisión independiente, en lugar de sentirte obligado a hacer algo que no quieres hacer.
Esta táctica también reducirá lo que los psicólogos llaman el coste de una actividad. Estos son costos emocionales, costos de oportunidad y costos de esfuerzo. Nuestra motivación para actuar, después de trabajar en ello durante cinco minutos, aumenta mientras nuestros costos disminuyen.
Pero la verdadera intriga de la regla es por qué continuamos trabajando después de que expire el temporizador, una vez que comenzamos a trabajar. Esto se debe en parte a que nuestras expectativas sobre cómo se sentirá durante una actividad son imprecisas. Una vez que comienzas una tarea, a menudo terminas teniendo una actitud más positiva hacia la tarea en cuestión. Entonces, si sufres de procrastinación, simplemente comienza una tarea y trabaja en ella durante cinco minutos para ver qué tan rápido aumenta tu productividad.
4) Aplicar la regla 80/20
Vilfredo Pareto desarrolló originalmente el principio de Pareto o regla 80/20. Como economista italiano, determinó que el 80% de la riqueza mundial está en manos del 20% de la población, mientras que el 20% restante está en manos del 80% de la población. Esta regla no sólo se aplica a la economía, sino que también se puede utilizar en otros aspectos de tu vida, incluida tu productividad o falta de ella.
La regla 80/20 establece que el 80% de tus resultados provienen de sólo el 20% de tus esfuerzos. Esto no significa que sólo debas ir a trabajar un día a la semana y darte un 20% de posibilidades y luego irte. La regla 80/20 no tiene nada que ver con el tiempo. La regla 80/20 no tiene nada que ver con el tiempo. En cambio, sugiere que debes concentrar tus esfuerzos y trabajar más duro en las áreas que más importan, aceptando al mismo tiempo que está bien dejar pasar las pequeñas cosas de vez en cuando.
Puede aplicar el principio de Pareto a todos los aspectos de su vida y aumentar drásticamente su productividad. Cuando se trata de aplicar este principio a su lista diaria de tareas pendientes, primero debe abordar dos o tres de sus proyectos, compromisos o tareas más importantes. En lugar de gastar su tiempo en tareas más pequeñas e insignificantes, debe usar su energía y tiempo para realizar las tareas más importantes de su lista de tareas pendientes. Tómese el tiempo para priorizarlas y reconozca que lo está haciendo porque es muy probable que estas tareas le brinden el 80% de lo que desea.
Puede ir aún más lejos para aumentar aún más su productividad. La regla 80/20 establece que cuando trabajas en una tarea durante mucho tiempo, lo más probable es que hayas logrado la mayor parte de tu objetivo después de expulsar el 20% de tu esfuerzo. Esto no significa que debas dedicar sólo 20 minutos a una tarea y luego dar por terminada el día. Por ejemplo, si eres un escritor independiente, puedes dividir el proceso de redacción de un artículo en cinco pasos individuales.
- Escribe el proyecto.
- Busque errores gramaticales.
- Busque una imagen para el artículo.
- Formatee la imagen correctamente para la web.
- Establecer una fecha de publicación
La regla 80/20 establece que obtendrás la mayoría de tus resultados con el 20% de tu esfuerzo. Es más que probable que escribir el proyecto le proporcione el mayor retorno a su esfuerzo. Esto significa que los detalles más pequeños de la tarea sólo representarán el 20% de tu resultado, por lo que aunque son esenciales no debes preocuparte por ellos ni perder el tiempo.
Cuando concentra sus esfuerzos en las tareas que le generarán mayores ingresos, puede aumentar su productividad y hacer más cosas en menos tiempo.
5) Deja de realizar múltiples tareas
Aunque la multitarea parece una buena manera de hacer más en menos tiempo, en realidad puede acabar con su productividad. Cuando realiza múltiples tareas, puede pensar que está logrando mucho a la vez, pero las investigaciones han demostrado que nuestros cerebros no son tan buenos como pensamos para manejar múltiples tareas. Estudios recientes han demostrado que
De hecho, la multitarea puede reducir su productividad hasta en un 40%.
Entonces, ¿qué hace que la multitarea sea tan perjudicial para tu productividad? Aunque puede sentir que está logrando mucho a la vez, lo que en realidad sucede es que rápidamente está cambiando su atención y enfoque de una tarea a otra. Cuando pasas rápidamente de una cosa a otra, tu cerebro puede tener dificultades para concentrarse en las distracciones que te rodean y puede causar bloqueos mentales que ralentizan tu progreso.
Investigaciones recientes han demostrado que cuando cambias de tarea, tu productividad se ve gravemente afectada porque tu cerebro tiene que cambiar y reenfocarse continuamente, lo que consume un tiempo valioso. La peor parte es que cuanto más compleja es la tarea, más tiempo pierdes al intentar hacer varias cosas a la vez. Por lo tanto, si desea aumentar su productividad, debe dejar de realizar múltiples tareas y comenzar a centrar su atención y energía en completar una tarea a la vez.
Conclusión
Mejorar su productividad no es una tarea difícil de lograr. Simplemente crea los hábitos correctos que te permitirá hacer más en menos tiempo. Estas cinco medidas de productividad son sencillas de implementar en su rutina diaria y le ayudarán a mejorar significativamente su productividad.